Panduan Mengetik Dokumen Yang Rapi di Microsoft Word

Bagaimana cara mengetik dokumen yang rapi di Microsoft Word? Untuk menghasilkan hasil ketikan yang rapi menggunakan aplikasi perkantoran Micrsoft Word, anda harus memiliki jam terbang yang cukup. Artinya, anda harus sesering mungkin mengetik berbagai bentuk format dokumen menggunakan aplikasi Microsoft Word. Semakin sering anda mengetik, maka semakin sering anda menemukan permasalahan yang sering anda temukan pada saat mengetik dan mempengaruhi hasil akhir, dan tentunya anda akan bisa mengatasinya, itulah yang disebut jam terbang atau pengalaman.

Beberapa permasalahan yang sering ditemukan pada saat mengetik dokumen menggunakan aplikasi Microsoft Word ini yang akan admin modulkomputer bahas, tentu kami lengkapi dengan solusi-solusinya. Sehingga anda yang ingin lebih cepat mahir dan menghasilkan hasil pengetikan yang profesonal bisa mengikuti panduan ini.

Seting Page Layout

Jangan ketik dahulu baru edit kemudian tanpa menyiapkan hal-hal standar terlebih dahulu, kebanyakan kita berpikir seperti itu. Ketik aja dulu, urusan edit belakangan. Ini akan memperlambat pekerjaan, sebab beberapa perubahan pada saat pengeditan yang dilakukan belakangan akan memakan waktu juga. Lebih baik, persiapkan beberapa hal standar sebelum memulai pengetikan agar pekerjaan mengedit nanti.

Salah satu hal standar yang mestinya dilakukan, adalah seting Page Layout.

Pada aplikasi Microsoft Word terdapat menu Page Layout, menu ini berfungsi untuk melakukan perubahan teknis sebelum melakukan pengetikan dokumen. Perubahan teknis tersebut, antara lain:

1).  Paper Size/Ukuran Kertas

Menyiapkan ukuran kertas lebih dahulu sebelum pengetikan dokumen dimulai itu jauh lebih penting daripada melakukan pengaturan setelah dokumen diketik banyak. Merubah ukuran kertas setelah mengetik dokumen sangat banyak, akan merubah komposisi teks dan konten dokumen.

Pengaturan ukuran kertas pada aplikasi Microsoft Word bisa dilakukan pada menu Page Layout. Ukuran standar kertas yang sering digunakan dalam pengetikan dokumen di Indonesia, yaitu; Letters, A4, dan F4.

Khusus untuk ukuran F4, umumnya kita harus mensetting terlebih dahulu karena di komputer tidak tersedia ukuran F4,  yang tersedia adalah ukuran Legal (21,59 cm x 35,56cm). Maka kita harus merubahnya ke ukuran F4 (21,59cm x 33,02cm). Jika tidak dilakukan perubahan maka berpengaruh terhadap hasil cetak (print) ada bagian yang terpotong atau hasil tidak presisi.

2). Margin / Batas Tepi Kertas

Margin atau batas tepi kertas menjadi bagian penting yang harus diperhatikan pada pekerjaan mengetik dokumen. Setelah memilih ukuran kertas, maka aturlah ukuran margin yang akan digunakan. Perhatikan kebutuhan misalnya setelah dicetak dokumen akan dijilid, maka kita akan mengatur lebar tepi kiri (left margin) ukurannya lebih banyak dibanding ukuran batas tepi kertas lainnya.

Atau perhatikan panduan penulisan dokumen jika yang dikerjakan adalah dokumen yang ilmiah yang memiliki aturan sistematika tertentu, misalnya pengetikan dokumen skripsi, tesis, jurnal, dan karya tulis ilmiah lainnya.

Ukuran margin normal 2,54 cm (left, right, top dan bottom), ukuran narrow 1,27 cm (left, right, top dan bottom) selain itu ukuran disesuaikan dengan kebutuhan penulisan dokumen (custom).

3). Orientation/Posisi Kertas

Pengaturan kertas lainnya yang penting diperhatikan adalah, mengatur posisi kertas, apakah posisinya vertikal atau horisontal. Untuk pengetikan teks dengan sedikit penambahan tabel yang tidak terlalu besar maka posisi kertas yang dominan dipilih adalah vertikal. Tapi untuk pengetikan dokumen yang berisi data tabulasi / tabel yang memiliki banyak kolom maka pilihan terbaik adalah posisi horisontal.

Posisi kertas dalam aplikasi Microsoft Word untuk menentukan apakah posisinya vertikal atau horisontal, pilihannya ada dua yaitu Potrait (posisi vertikal) dan Landscape (posisi menyamping/horisontal).

Lengkapi pengetahuan tentang pengetikan dengan membaca rtikel materi microsoft word yang paling banyak dibutuhkan di dunia kerja saat ini!

Seting Font dan Line Spacing

Selain pengaturan property pada Page Layout (ukuran kertas, margin, dan posisi kertas) pengaturan yang penting lainnya yang biasa dilakukan oleh mereka yang terbiasa mengetik dokumen dengan hasil profesional adalah, mengatur font dan spacing terlebih dahulu.

Menentukan Jenis dan Ukuran Font/huruf

Pengetikan dokumen penting tidak sembarang menggunakan huruf, ada huruf-huruf tertentu yang digunakan sesuai dengan kebiasaan penulisan dokumen tersebut yang nantinya akan memberi ciri khas dan aturan baku, contohnya pemilihan huruf untuk dokumen skripsi, tesis, berita acara, proposal, atau naskah akademik dan ilmiah lainnya kadang harus menggunakan huruf yang tidak tersedia dalam aplikasi alias dengan membeli font khusus terlebih dahulu.

Jenis font standar yang tersedia dan sering digunakan dalam pengetikan dokumen formal antara lain;

• Calibri
• Times New Roman
• Arial
• Arial Narrow
• Century
• Century Ghotic
• Lucida Bright

Diantara font-font diatas, yang paling sering sekali digunakan dalam pengetikan dokumen formal yaitu Calibri dan Times New Roman.

Ukuran font juga harus diperhatikan, ukuran normal tingkat keterbacaan (realibity) antara satu jenis font dengan jenis font lainnya berbeda. Contohnya, ukuran normal jenis huruf Calibri adalah 11, sedangkan pada jenis huruf Times New Normal adalah 12. Maka sesuaikanlah ukuran huruf dengan jenis huruf, juga sistematika pemilihan ukuran huruf, misalnya ukuran judul lebih besar dengan body teks dan seterusnya.

Menentukan Ukuran Line Spacing

Seliain huruf, ukuran line spacing adalah bagian penting lainnya dalam persiapan mengetik dokumen di Microsoft Word. Line spacing merupakan ukuran jarak antar baris tulisan, nantinya mempengaruhi kerapihan dan tingkat keterbacaan teks.

Pada saat membuka dokumen kosong Microsoft Word ukuran default line spacing adalah 1, kita bisa merubahnya ke ukuran lainnya sesuai dengan kebutuhan pengetikan. Ukuran line spacing yang tersedia dalam opsion aplikasi Microsoft Word antara lain 1, 1.15, 1.5, 2, 3.0 dan line spacing option (disini kita bisa memasukan ukuran sendiri sesuai yang diinginkan).

Seting First Line Indent dan Aligment

Bentuk paragrafh dalam pengetikan dokumen formal biasanya baris pertama menjorok dengan bagian kiri dan kanan terlihat rapih bisa disebut rata kiri rata kanan (justify). Daripada kita merubah bentuk paragrafh dilakukan setelah pengetikan selesai, apalagi jika dokumen yang diketik sangat banyak, yang nantinya malah memperlambat pengerjaan dan belum tentu semua paragrafh bisa terdeteksi semuanya, maka jauh lebih baik untuk melakukan pengaturan bentuk paragrafh sebelum pengetikan dokumen dimulai.

First Line Indent

First line indent alias bagian baris pertama menjorok ini perlu dilakukan sebelum memulai pengetikan dokumen, jika anda ingin menghasilkan hasil pengetikan yang rapi dan cepat.

Umumnya jarak menjorok baris pertama itu lima kali ketukan tombol spasi. Tapi untuk beberapa dokumen ada yang lebih banyak lagi, misalnya untuk pengetikan akta notaris.

Cara agar baris pertama dalam paragrafh selalu mejorok, kita bisa melakukannya dengan cara merubah posisi tabs bagian atas (first line indent) pada ruller. Atau dengan cara yang lain dengan melakukan perubahan pada kotak dialog paragrafh, caranya:
1). Klik sembarang pada dokumen kosong
2). Klik paragrafh
3). Klik tab lndent and spacing
4). Pada opsion Special: pilih First Line
5). Pada By: Masukan ukuran misalnya 1,27
6). Klik Ok

Aligment

Aligment atau bentuk posisi paragrafh sering dilakukan setelah pengetikan, mungkin untuk pengetikan dokumen yang tidak terlalu banyak ini tidak terlalu bermasalah, tapi jika dokumen yang diketiknya sangat banyak ini akan sangat memakan waktu kita, maka lebih baik pengaturan aligment dilakukan sebelum proses pengetikan dokumen.

Jenis aligment ada tiga;

• rata kiri (aligment left),
• rata tengah (aligment center),
• rata kanan (aligment right) dan,
• rata kiri dan kanan (justify).

Diantara jenis aligment tersebut yang paling sering digunakan agar teks pada paragrafh terlihat sangat rapih, adalah jenis justify. Dan default dari jenis aligment pada aplikasi Microsoft Word adalah Left Aligment.

Cara mengatur dan memilih jenis aligment bisa dilakukan dengan cara mengklik icont menu Aligment, dan pilih jenis aligment misalnya Justify. Atau bisa melakukannya dengan cara ini:
1). Klik sembarang pada dokumen kosong
2). Klik paragrafh
3). Klik tab lndent and spacing
4). Pada opsion Aligment: pilih Justified
5). Klik Ok

Seting Footer dan Page Number

Dokumen tertentu biasanya pada bagian kaki (footer) halaman diberi title tertentu sesuai judul dokument, atau nama lembaga yang menjelaskan kepemilikian dan legalitas dokumen. Selain titel dokument pada footer tersebut, yang penting lainnya adalah penomoran halaman (page number).

Pekerjaan memberi title pada footer dan page number alangkah lebih baik dilakukan pengaturannya sedari awal, alias sebelum pengetikan dokumen. Sebab jika dilakukan setelah pengetikan selesai, ini akan berdampak pada berubahnya struktur teks disetiap halaman, semual terlihat rapih bisa jadi berantakan setalah diberi nomor halaman atau judul footer.

Seting footer dan page number bisa dilakukan pada ribbon Header & Footer pada pilihan menu Insert. Silahkan lakukan perubahan sesuai judul footer dan posisi page number yang diinginkan pada panduan cara membuat nomor halaman ini.

Keterampilan mengetik di aplikasi perkantoran MS Word dengan hasil yang rapi sangat dibutuhkan di dunia kerja, karenanya perlu terus menerus dilatih. Bagi pembelajar, sebaiknya terus mencoba mengetik berbagai dokumen baik surat resmi, makalah dan karya tulis ilmiah lainnya agar terbiasa dan akhirnya mampu mengetik dengan hasil rapi.

Penutup

Nah itulah beberapa point penting yang harus kita lakukan ketika kita akan melakukan pekerjaan mengetik dokumen formal, yang volumenya cukup banyak. Dengan melakukan seting pada point-point yang sudah dijelaskan tersebut akan berpengaruh pada hasil pengetikan. Dokumen yang kita ketik akan terlihat rapi setelah dicetak (print), dan yang lebih penting kita tidak akan direpotkan dengan pekerjaan editing dokumen lainnya setelah dokumen semuanya selesai kita ketik, tentu ini akan mempercepat pekerjaan kita bukan?