Menggunakan Menu Find, Replace dan Select Pada Ms Word 2013

Menu Find, Replace dan Select merupakan menu yang digunakan untuk proses pengeditan cepat yang tersedia pada aplikasi pengolah kata Microsoft Word. Pada semua versi Microsoft Word menu tersebut ada, akan tetapi penempatan pada desai interface masing-masing versi office berbeda, begitupun cara penggunaanya. Sekalipun demikian, perbedaan penempatan tata letak dan cara penggunaanya tidak ada perbedaan yang terlalu signifikan. Tapi bagi pengguna fanatik Ms Word versi office 2007 misalnya, pada awal-awal menggunaan versi 2013 perlu sedikit penyesuaian.

Desain interface Microsoft Office Word 2007 dengan Microsoft Office Word 2013 memang ada penambahan menu Design, dan beberapa perubahan tombol Office kembali menjadi menu File, dan tata letak penempatan menu-menu tertentu seperti menu Find, Replace dan Select ini.

Dalam posting kali ini modulkomputer akan memberikan panduan dan cara menggunakan menu Find, Replace dan Select tersebut sesuai dengan kebutuhan pengeditan cepat pada aplikasi Microsoft Word.

Fungsi Menu Find, Replace, dan Select

Apabila pekerjaan anda berkecimpung dengan pengetikan menggunakan aplikasi Microsoft Word, pasti dituntut untuk bekerja cepat dan tepat. Seperti pengetikan SK, surat menyurat, dan dokumen yang sifatnya baku (teks yang selalu sama) dimana pekerjaan anda hanya merubah tahun, nomor surat, pejabat yang menandatangani dan kepada siapa dokumen ditujukan.

Pekerjaan merubah nama, nomor surat, dan tahun tersebut jika dikerjakan secara manual, anda mencari tiap paragrafh atau tiap lembar dokumen tentu akan menghabiskan waktu. Melihat kebutuhan tersebut Microsoft melalui aplikasi pengolah kata Ms Word menyediakan fasilitas Replace, Find dan Select tersebut.

 Fungsi Menu Find

Fungsi/kegunaan menu Find pada aplikasi Office adalah untuk melakukan pencarian teks pada dokumen dengan cepat.

Fungsi Menu Replace

Fungsi Menu Replace pada aplikasi Ms Word adalah untuk melakukan perubahan teks secara cepat pada seluruh dokumen. Misalnya, kita memiliki 300 halaman dan pada tiap halaman terdapat teks (baik berupa angka, atau huruf) yang akan dirubah (diganti) maka kita bisa menggunakan menu Replace tersebut untuk mengganti teks secara bersamaan.

Fungsi Menu Select

Select pada aplikasi pengolah angka Microsoft Word biasa digunakan untuk menyeleksi teks tertentu pada dokumen yang nantinya akan dilakukan perubahan (edit), cara kerjanya dengan memblok teks yang ingin di seleksi.

Kemampuan menggunakan fungsi-fungsi menu Find, Replace dan Select ini merupakan salah satu keterampilan menggunakan aplikasi Microsoft Word yang paling banyak digunakan di dunia kerja.

Cara Menggunakan Find, Replace dan Select

Berikut langkah-langkah untuk menggunakan fungsi menu Find, Replace dan Select pada aplikasi pengolah kata Microsoft Office Word 2013;

Cara Menggunakan Menu Find

Berikut langkah-langkah menggunakan menu Find pada Microsoft Word 2013:

Pada contoh kasus dibawah ini kita akan mengedit sebuah dokumen yang cukup tebal, dan akan mencari NAMA SEKOLAH yang ada pada dokumen yang nantinya akan kita ganti dengan NAMA SEKOLAH lain.

1). Buka dokumen yang akan kita modifikasi tersebut

2). Kemudian klik icon Find (gambar teropong) atau tekan tombol CTRL+F pada keyboard

3). Nantinya akan muncul kotak dialog Find.
Masukan teks yang akan kita cari pada kolom Navigation, kemudian tekan ENTER. Maka nantinya teks yang kita cari tersebut akan muncul pada dokumen dengan shadwo kuning. Dan jumlah teksnya akan muncul pada result.

Nah seperti itulah cara cepat mencari teks yang nantiya akan kita modifikasi, tinggal tekan CTRL+F kemudian tuliskan teks yang akan dimodifikasi pada kolom navigation, tekan enter maka semua teks yang akan dimodifikasi tersebut akan muncul dengan tampilan shadow kuning pada lembar dokumen.

Penting untuk diketahui;

Spasi dan besar kecilnya teks akan berpengaruh terhadap pencarian. Bisa saja ada teks yang terlewat lantaran ada double spasi atau ada ukuran teks yang tak sama, jadi penting untuk melakukan pencarian kembali dengan menggunakan teks lainnya. Misalnya sebelumnya kita mencari dengan teks; SMP ABC, pada pencarian berikutnya kita cukup gunakan teks SMP saja untuk menemukan teks yang kemungkinan terlewat.

Cara Menggunakan Menu Replace

Untuk me-REPLACE (mengganti) teks pada dokumen dengan jumlah teks yang akan diganti cukup banyak, caranya mudah, seperti langkah melakukan pencarian menggunakan menu Find diatas.

1). Buka dokumen yang akan kita modifikasi tersebut

2). Kemudian klik icon Find (gambar teropong) atau tekan tombol CTRL+F pada keyboard

3). Nantinya akan muncul kotak dialog Find. Masukan teks yang akan kita cari pada kolom Navigation, kemudian tekan ENTER. Kemudian klik tanda segitiga disamping kolom navigation, dan pilih REPLACE.

4). Nantinya akan muncul kotak dialog Replace seperti gambar dibawah ini.
Kolom Find what adalah tempat teks yang akan kita ganti. Kolom Replace with adalah tempat menuliskan teks yang akan  digunakan untuk mengganti teks pada kolom find what. Kemudian klik Replace All. Nantinya akan muncul kotak dialog yang menampilkan jumlah teks yang akan di replace, kita pilih Yes. Kemudian klik Ok.

Demikian cara mengganti teks (Replace) pada dokumen menggunakan aplikasi pengolah kata Microsoft Word 2013, mudah bukan?

Penting untuk diperhatikan!

Mungkin saja ada teks yang belum berubah sesuai dengan teks yang kita inginkan, itu lantaran perbedaan ukuran huruf atau ada jarak spasi yang berbeda. Makanya penting kiranya untuk mengulangi pencarian teks tersebut dengan cara menelusuri teks tersebut dengan teks yang sesuai dengan pencarian.

Cara Menggunakan Select

Seperti yang sudah dijelaskan dibagian atas tulisan ini, fungsi Select adalah untuk menyeleksi pemformatan pada teks (kata, kalimat dan paragraf, termasuk tanda baca dan karakter lainnya). Misalnya kalau ada spasi yang double, atau kesalahan penulisan huruf yang mestinya awal teks itu huruf besar malah ditulis huruf kecil maka dengan menu selec kita akan menemukan kesalahan tersebut.

Langkah-langkah menggunakan menu selec pada Micorosf Word 2013:

1). Buka dokumen yang akan kita seleksi

2). Kemudian klik icon menu Selec

3). Pilih Select All (untuk menyeleksi seluruh dokumen) nanti dokumen akan diblok, kemudian klik Select Text with Similiar Formatting untuk menyeleksi pemformatan pada teks yang sudah diseleksi tadi,

3). Nantinya teks pada dokumen yang akan kita seleksi seperti dibawah ini, setiap teks yang ada kesalahan formating baik kebanyakan spasi dan kesalahan menuliskan ukuran huruf akan ditandai dengan garis biru.

4). Selanjutnya tinggal kita perbaiki teks yang diberi tanda biru tersebut, jika kesalahannya sudah diperbaiki maka tanda birunya akan hilang.

Demikian langkah dan cara melakukan perbaikan pada teks menggunakan Replace tersebut. Sangat mudah dan bermanfaat untuk mempercepat pekerjaan pengeditan dokumen untuk mencari kesalahan dalam penulisan teks yang tidak sesuai dengan penulisan teks semestinya, atau tidak sesuai dengan ejaang yang disempurnakan (EYD).

Dan bagi temen-temen yang masih belum mahir menguasai aplikasi Microsoft Word untuk kebutuhan dunia kerja, silahkan dapatkan paket modul microsoft office word & excel pada laman toko kami.

Penutup

Demikian panduan cara menggunakan menu find replace dan select di Microsoft Word 2013 ini untuk mempermudah dalam memodifikasi dokumen dan memperbeaiki teks yang kemungkinan besar ada kesalahan dalam kaidah-kaidah penulisan yang semestinya. Cara menggunakan find replace dan select ini ada disemua versi Microsoft Word, dan cara penggunaanya semuanya hampir sama walaupun di versi 2013 dan versi terbaru ada perubahan pada penempatan kotak dialog setelah menekan icon find replace atau select tersebut dan ada penambahan varian untuk melakukan pencarian lebih spesifik.