Materi dan Rumus Microsoft Excel Untuk Administrasi Perkantoran

Kemampuan Microsoft Excel apa yang paling banyak digunakan untuk pekerjaan administrasi perkantoran? Pertanyaan tersebut mungkin sedang ada dalam kepala anda, karena saat ini anda sedang menyiapkan diri untuk menghadapi tes masuk kerja pada posisi administrasi perkantoran. Atau mungkin, karena saat ini anda bekerja sebagai instruktur pelatihan aplikasi Microsoft Excel di lembaga kursus komputer atau instansi lainnya dan anda sangat ingin tahu tentang materi yang relevan dan paling dibutuhkan di dunia kerja yang menggunakan aplikasi berbasis spreadsheet Microsoft Excel.

Kalau begitu, sebaiknya anda membaca sampai tuntas artikel ini, karena kami akan membahas tentang materi-materi Microsoft Excel dan Rumus penting Microsoft Excel yang paling banyak digunakan di dunia kerja administrasi perkantoran.

Bagi pencari kerja administrasi perkantoran, dengan membaca artikel ini minimal anda akan mampu mengukur kompetensi yang sudah dimiliki, dan kompetensi yang belum dimiliki pada pengoperasian aplikasi Microsoft Excel tersebut. Dan bagi instruktur Microsoft Excel, setelah membaca artikel ini minimal anda bisa memetakan materi-materi yang seharusnya diajarkan dan materi-materi yang sebaiknya hanya menjadi alternatif pelatihan.

Rumus Penting Excel Untuk Dunia Kerja

Ada banyak sekali rumus Excel, tapi tidak semua rumus-rumus tersebut digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kita. Ada rumus-rumus spesifik untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu, contohnya rumus untuk kimia, maka rumus tersebut tidak semua orang menggunakannya.

Tapi ada beberapa rumus yang selalu digunakan di dunia kerja, apapun pekerjaanya selama yang dikerjakan adalah hitungan angka dan aplikasi yang digunakannya adalah Microsoft Excel, maka rumus-rumus tersebut pasti digunakan. Nah, rumus-rumus itulah yang kami sebut rumus penting Excel untuk dunia kerja.

Apa saja rumus-rumus penting Excel untuk dunia kerja tersebut?

1). Rumus Operasi Matematika Dasar

Berikut tabel simbol dan penggunaan rumus matematika dasar pada Ms Excel

Rumus-rumus menggunakan operator matematika diatas pasti akan selalu digunakan, terutama untuk pekerjaan yang sifatnya kalkulasi. Semua operator matematika dasar tersebut juga bisa dikombinasikan dengan rumus-rumus excel lainnya untuk penyelesaian suatu prosedur pekerjaan yang lebih rumit.

2). Rumus Fungsi Statistik Min, Max, Count, Sum dan Average

Berikut tabel rumus fungsi min, max, count, sum dan average berikut penjelasannya

Masing-masing fungsi tersebut masih memiliki rumus turunan lainnya, misalnya fungsi Count masih punya rumus turunan Counta, Countif dan seterusnya. Begitupun dengan sum dan average, masing-masing masih memiliki turunan rumus lainnya untuk mengolah data yang lebih spesifik.

Rumus Excel Lainnya untuk Administrasi Perkantoran

Rumus operasi matematika dan fungsi tatistik dasar diatas pasti akan lebih banyak digunakan dibanding rumus-rumus lainnya yang lebih rumit.

Tapi untuk menyelesaikan pekerjaan lainnya yang membutuhkan penyelesaian lebih cepat dengan perbandingan logika yang lebih spesifik, maka dibutuhkan rumus-rumus excel lainnya, dan sebagai staf administrasi penting menguasai rumus-rumus berikut ini;

1). FUNGSI TEKS

Fungsi teks banyak digunakan untuk penyelesaian pekerjaan berdasarkan referensi Kode Data dalam menentukan formula data selanjutnya.

Ada banyak fungsi teks, tapi yang sering digunakan ada tiga, yaitu Left, Mid dan Right.

Fungsi Teks diatas bisa dikombinasikan dengan formula lainnya, seperti fungsi IF, AND, Lookup dan formula lainnya sesuai kebutuhan rumus untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

2). FUNGSI IF

IF merupakan salah satu formula yang sangat bermanfaat untuk menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan perbandingan logika.

Formulasi IF juga memiliki turunan, yaitu ada Single If, dan Multi If, And, dan Or.

Rumus standar dari formula IF: =IF(Logical Test, Value if True, Value if False)

Penjelasan megenai IF, AND, dan OR bisa anda temukan di artikel yang membahas masing-masing materi tersebut di web modulkomputer ini.

3). FUNGSI LOOKUP

Fungsi Lookup ini penting untuk mengotomasi pekerjaan pengolahan data dengan mengacu pada referensi tabel data baku. Lookup ini dibagi dua, ada Vlookup, dan Hlookup. Tergantung bentuk referensi tabel data bakunya, kalau berbentuk vertikal maka menggunakan Vlookup, kalau berbentuk landscape maka menggunakan Hlookup.

Rumus standar: =Lookup(X,Tabel Referensi,C,0)

Keterengan rumus:
Lookup, bisa berisi Vlookup atau Hlookup tergantung bentuk referensi tabel yang digunakan
X, adalah Cell Kunci, biasanya berupa kode seperti yang digunakan pada fungsi Teks
Tabel referensi, jumlah range yang digunakan pada tabel referensi
C, urutan jumlah kolom yang diambil pada tabel referensi
0, default rumus, bisa diisi, bisa tidak

Lihat contoh-contoh fungsi Vlookup dan Hlookup Microsoft Excel

Fungsi Lookup ini juga sering dikombinasikan dengan fungsi dan formula lainnya, dengan fungsi Teks atau IF, AND, OR. Sesuai dengan kebutuhan rumus untuk menyelesaikan pengolahan data yang dikerjakan.

4). Makro

Fungsi Macro adalah untuk menuliskan pekerjaan yang banyak, berulang, dan monoton dengan sekali klik. Untuk membuat Excel Makro memang memerlukan kemampuan menulis kode pemrograman Visual Basic, biasanya di kantor-kantor yang menangani ini adalah para programmer.

Tapi tidak ada salahnya, menguasai skill ini, untuk meningkatkan nilai kompetitif, dan mempermudah pekerjaan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Bagi anda yang belum menguasai Excel, kami sudah menyediakan Modul Pembelajaran Excel Lengkap

Materi Microsoft Excel Lainnya yang Harus Dikuasai

Mahir menggunakan rumus-rumus penting Excel diatas tentu menjadi kompetensi wajib yang harus dikuasai para pekerja administrasi perkantoran yang kesehariannya mengolah data menggunakan aplikasi Microsoft Excel.  Tapi jangan lupakan materi-materi pengopeasian worksheet lainnya yang sifatnya visualisi. Apa saja materi-materi visualisasi tersebut?

1). Membuat Tabel

Jendela kerja Microsoft Excel terdiri dari gridlines (gari kotak-kotak) yang biasa disebut Cells. Sepintas sudah terlihat seperti tabel, tapi pada saat cetak garis kotak-kotak tersebut tidak akan tercetak. Dan untuk menampilkannya diperlukan tools Borders atau Format as Tables.

Tapi tools yang paling sering digunakan untuk membuat tabel data di Microsoft Excel adalah tools Border.

Pada saat membuat tabel data ini, anda juga tentu akan melakukan penggabungan beberapa kolom atau baris tabel, untuk pekerjaan ini anda membutuhkan tools Merge & Center, dan properti pengolahan visualisasi tabel lainnya.

Beberapa tools untuk pekerjaan visualisasi tabel di Microsoft Excel, yaitu:

• Merge Center (untuk menggabungkan beberapa kolom/baris menjadi satu)
• WrapTex (agar posisi teks menyesuaikan dengan lebar / tinggi cells)
• Shring to fit (agar ukuran teks menyesuaikan dengan lebar kolom)
• Sort & Filter, untuk mengurutkan dan memfilter data

Dan tools lainnya sesuai kebutuhan masing-masing, baik untuk mempertegas detail tabel maupun untuk mempercantik tampilan saja.

2). Membut Grafisk / Chart

Biasanya dalam pekerjaan administrasi perkantoran, pimpinan hanya membutuhkan laporan yang mudah dibaca tanpa harus mempelajari angka-angka yang rumit.

Grafik/chart merupakan visualisasi data akhir yang paling mudah dibaca, untuk itu seorang staf administrasi harus mampu membuat visualisasi grafik yang menarik, dan tentu mudah dipahami.

3). Cara Ngeprintnya

Berbeda dengan Microsoft Word, pada aplikasi Ms Excel untuk setingan kertas dan margin sebelum proses mencetak perlu sedikit latihan, tidak bisa langsung klik Print saja. Ada tools Set Print Area, ada tools Page Break View dan seterusnya yang biasa digunakan sebelum pengeprinan. Untuk menentukan margin kiri, kanan, atas, bawah bisa mengaturnya secara manual pada saat preview. Pengalaman akan memudahkan pekerjaan ini.

Penutup

Nah itulah beberapa materi dan rumus Excel yang sering digunakan untuk pekerjaan administrasi perkantoran. Tentu ada materi-materi lainnya, tapi dengan menguasai materi-materi dan rumus yang sudah dibahas pada artikel ini plus dengan kemampuan mengetik yang baik, maka siapapun sudah dianggap mampu bekerja sebagai staf administrasi. Dan perlu diketahui juga, biasanya di perusahaan-perusahaan besar staf administrasi pekerjaannya hanya input data saja dan aplikasinya sudah ada. Sekalipun begitu, kemampuan dasar Excel yang sudah kita bahas sangat recomended untuk dikuasai.