Ada salah satu pembaca yang bertanya kepada kami, tentang apa saja kesulitan dalam mengelola lembaga kursus computer, sayang pertanyaanya tidak spesifik, misalnya kesulitan dalam mendapatkan peserta kursus, kesulitan dalam mengurus perizinan, kesulitan dalam mengelola administrasi lembaga. Untuk itu dalam artikel ini kami akan membahas beberapa kesulitan dalam mengelola lembaga kursus computer ini secara umum saja.

Berikut beberapa permasalahan yang sering dihadapi oleh pengelola yang baru menjalankan usaha kursus komputer. Baca sampai tuntas untuk menemukan solusi dari permasalahan yang mungkin sama dengan permasalahan pengelolaan lembaga kursus yang sedang anda kelola.

 Mengurus Izin Operasional Kursus

Mengurus izin operasional lembaga kursus tidak sulit, asal kelengkapan administrasi sudah sesuai, prosedurnya sesuai, maka perizinan pun akan segera diperoleh. Tapi faktanya banyak juga yang mengeluhkan sulitnya mengurus izin operasional tersebut.

Pada dasarnya setiap masyarakat memiliki kesempatan yang seluas-lusnya untuk berpartisipasi dalam penyelenggaraan pendidikan, khususnya melalui program kursus.  Kursus sebagai salah satu satuan pendidikan pada jalur pendidikan nonformal sangat fleksibel dengan kebutuhan masyarakat dan tuntutan dunia usaha/industri.

Beberapa hal yang harus dipahami sebelum mengurus izin operasional tersebut antara lain;

A. Dasar Hukum
Dasar hukum penyelenggaraan lembaga kursus komputer ini adalah:

• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
• Undang-undang Nomor 34 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Pusat dan Daerah
• Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
• Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 68 Tahun 1998 tentang Pembinaan Kursus dan Pelatihan Kerja
• Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 261 /U/1999 tentang Penyelenggaraan Kursus

B. Penerbitan Izin Kursus
Izin kursus diterbitkan oleh Bupati/Walikota atau Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota atas nama bupati/walikota, sebagai bentuk pemberian legalitas atas penyelenggaraan kursus di wilayah kerjanya.

C. Masa Berlaku Izin Operasional
Izin kursus berlaku 4 (empat) tahun dan dapat diperpanjang kembali dengan mengajukan permohonan perpanjangan dengan melampirkan persyaratan-persyaratan yang berlaku.

Apabila lembaga yang mengajukan izin pendirian belum memenuhi persyaratan maka pemerintah daerah dapat menerbitkan surat terdaftar hingga lembaga tersebut memenuhi persyaratan untuk jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan.

D. Persyaratan Mengajukan Izin Operasional
Izin penyelenggaraan kursus bagi lembaga perseorangan, kelompok orang, lembaga sosial/yayasan, perseroan terbatas harus melengkapi:

1. Program dan isi pendidikan dalam bentuk struktur kurikulum
2. Jumlah dan kualifikasi pendidik dan tenaha kependidikan
3. Sarana dan prasaeana yang memadai baik jumlah dan kualitasnya
4. Pembiayaan yang diuraikan dalam komponen biaya investasi, biaya personal (yang harus dikeluarkan oleh peserta didik).
5. Rencana sistem evaluasi dan sertifikasi
6. Rencana manajemen dan proses pendidikan dalam bentuk uraian manajemen pengendalian mutu dan metodologi pembelajaran
7. Persyaratan lain mengenai perizinan kursus yang bersifat administrasi ditentukan oleh Pemerintah Daerah setempat

Izin penyelenggaraan kursus bagi badan usaha yang didirikan dalam rangka penanaman modal asing ditambah persyaratan berikut:

• Kerjasama dengan lembaga kursus yang sudah mendapatkan ijin
• Mendapatkan rekomendasi dari Departemen Pendidikan Nasional
• Mendapatkan izin/keterangan penanaman modal asing dari Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) dan izin/keterangan dari Departemen Tenaga Kerja bagi yang menggunakan tenaga kerja asin

Ketentuan khusus:
Sekolah, perguruan tinggi atau institusi lain yang menyelenggarakan kursus untuk masyarakat umum dengan memanfaatkan sarana/prasarana milik pemerintah dapat diberikan izin kursus sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan-perundangan yang berlaku.

E. Prosedur Pengurusan Izin
Untuk mengurus izin operasional kursus komputer, proseduralnya seperti ini:

• Calon penyelenggara kursus mengajukan izin untuk setiap jenis kursus yang akan diselenggarakan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dengan melampirkan persyarata-persyaratan yang ditentukan.
• Lembaga kursus yang telah memperoleh izin harus memperpanjang izin kursus selambat-lambatnya satu bulan sebelum izin kursus berakhir dengan melampirkan fotocopy izin penyelenggaraan kursus sebelumnya dan persyaratan lain sesuai ketentuan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota

F. Biaya Pengurusan Izin Operasonal Kursus
Untuk biaya pengurusan izin operasional lembaga kursus komputer, tidak akan sama sau daerah dengan daerah lainnya. Untuk itu mengenai berapa jumlah atau nominal untuk pengurusan mendapatkan izin operasional tidak bisa admin tuliskan disini. Alangkah baiknya bapak/ibu untuk menanyakannya ke pihak terkait di daerah asal masing-masing.

G. Kesulitan dan Solusinya
Kesulitan yang umumnya dihadapi oleh mereka yang sedang mengurus izin operasional adalah; menyiapkan berkas-berkas yang dibutuhkan, mengurusnya kemana / instansi apa, ketemu dengan siapa yang akan mengurusi berkas ajuan izin operasional, durasi waktu menunggu izin operasional terbit. Bagi yang sudah terbiasa mengurusi hal-hal seperti ini, tentu tidak terlalu sulit, tapi bagi pemula ini akan menguras energi. Solusinya adalah dengan meminta bantuan orang lain yang mampu menyelesaikan urusan izin operasional tersebut, tapi untuk pembelajaran jangan menyerahkan 100% alias terima bersih, artinya anda harus ikut juga agar mengetahui prosesnya seperti apa, agar kedepannya anda paham proses mengurus izin operasional tersebut.

Solusi Pengelolaan Lembaga Kursus Komputer

Memenej lembaga sebaik mungkin itu penting, dan sebaik-baiak memenej lembaga kursus adalah dengan sistem pengelolaan yang sudah dirancang sebaik mungkin sejak lembaga kursus tersebut didirikan.

Apa saja yang harus dikelola di lembaga kursus komputer tersebut?

Sebagaimana lembaga pada umumnya, maka entitas yang dikelola pada dasarnya sama, yaitu SDM, prasarana, dan keuangan. SDM terdiri dari tenaga pengajar / instruktur dan staf administrasi. Prasarana terdiri dari gedung, listrik, perangkat komputer, modul, proyektor dan lain sebagainya. Keuangan terdiri dari pengelolaan uang masuk dan uang keluar.

Pengelolaan SDM
Untuk pengelolaan SDM, bagi lembaga yang baru berdiri tidaklah terlalu repot, karena biasanya belum melibatkan banyak staf. Hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan SDM antara lain:

a. Absen karyawan
b. Absen peserta kursus
c. Jadwal instruktur
d. Jadwal peserta kursus

Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Untuk pengelolaan Prasarana, meliputi pengelolaan untuk pengadaan tempat, pengadaan dan perawatan komputer dan periperalnya, pengadaan bahan belajar berupa modul kursus komputer, dan alat pendukung kegiatan belajar lainnya. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana sebenarnya terdiri dari 4 kegiatan yaitu, kegiatan pengadaan, kegiatan penyimpanan, kegiatan pemeliharaan dan satu lagi kegiatan inventarisir.

Untuk memudahkan pengelolaan prasarana biasanya dibuatkan buku pengelolaan seperti;

a. Buku laporan pengadaan sarana dan prasarana
b. Buku lapran penyimpanan sarana dan prasarana
c. Buu laporan pemeliharaan
d. Buku inventaris sarana dan prasarana

Bentuk laporan tersebut bisa anda cari sendiri formatnya di mesin pencari, atau anda bisa berkonsultasi dengan lembaga lain untuk mendapatkan format yang ideal mengenai bentuk dan format buku laporan tersebut. Bisa berupa buku manual, atau yang sudah terkomputerisasi, tapi untuk lembaga awal cukup menggunakan yang bentuk manual saja karena aset yang dikelola belum banyak dan masih bisa diselesaikan dengan cara yang manual.

Pengelolaan keuangan
Pengelolaan keuangan meliputi uang masuk, baik dari peserta kursus maupun sumber lainnya, uang keluar yang digunakan untuk kebutuhan operasional lembaga kursus.

Untuk memudahkan pengelolaan keuangan biasanya dibuatkan buku kas, jurnal, dan buku laporan keuangan lainnya. Bentuk buku pengelolaan keuangan bisa berupa buku manual maupun yang sudah terkomputerisasi. Mengelola keuangan dengan sistem informasi akan lebih mudah, tetapi belum terlalu epektif jika keuangan yang dikelola masih sedikit, silahkan gunakan yang manual saja sebelum nanti ke yang terkomputerisasi.

Solusi Pengembangan Lembaga Kursus Komputer

Pengembangan merupakan bagian penting dari pengelolaan lembaga, pengembangan yang baik akan menegaskan eksistensi lembaga dimata masyarakat dan akan menggambarkan kemajuan lembaga kedepannya.

Beberapa kesulitan dalam pengembangan lembaga pada umumnya, termasuk pada lembaga kursus komputer yang sedang kita bangun adalah, pengembangan pada meningkatkan jumlah peserta kursus, pengembangan pada profesionalitas instruktur, dan pengembangan lembaga untuk membuka kelas baru termasuk membuka cabang baru.

Diantara pengembangan yang disebutkan tadi, pengembangan bagaimana mendatangkan peserta kursus adalah hal penting yang harus diutamakan. Pada dasarnya pengembangan yang lainnya juga perlu diperhatikan dan saling berkaitan, tetapi sumber utama hidup matinya lembaga kursus itu adalah ada atau tidaknya peserta kursus, banyak atau tidaknya peserta kursus.

Semakin banyak peserta kursus maka akan semakin banyak pula pemasukan keuangan, dan ini akan berpengaruh terhadap operasional dan pengembangan lainnya. Jika pemasukan sudah balance, maka untuk mengembangkan yang lainnya juga akan lebih mudah, karena setiap pengembangan memerlukan biaya yang tidak sedikit.

Baca Strategi Mempromosikan Usaha Kursus Komputer

Kesimpulan

Yang perlu diingat adalah, setiap kegiatan bisnis ada permasalahannya sendiri-sendiri. Jadi jangan menyerah atau mengeluh dengan permasalahan, tapi segera carikan solusi terbaiknya. Pun dalam mengelola lembaga kursus komputer, apalagi yang baru memulainya, pasti akan banyak kendala dan persoalan. Kendala dan persoalan tersebut adalah bagian dari pekerjaan yang setiap saat ada, dan orang-orang yang terlibat dalam pengelolaan tersebut harus tau, mencar tau, dan action untuk menyelesaikan kendala yang sedang dihadapi. Selesaikan secara bersama, dengan tim, agar beban tidak terlalu berat. Semoga sukses untuk semuanya!